Reuniões e teleconferências no mundo corporativo: semelhantes ou diferentes?
Por Carlos Correa |
No mundo corporativo, promover ou participar de reuniões sempre foi um tema controverso. Sempre aparece alguém para dizer: “ou trabalho ou participo de reunião”. Assim como tantas outras técnicas, reuniões são apenas ferramentas de gestão: gestão do tempo, gestão de equipes e gestão dos processos de comunicação.
É verdade que, muitas vezes, reuniões (em parte ou no todo) se traduzem em alguma perda de tempo. E justamente por consideração ao seu tempo, não vou ficar dando dicas sobre reuniões produtivas, pois existem diversos artigos e blogs na internet falando sobre isso, com dicas geralmente muito boas e que ajudam na produtividade das reuniões. Ao invés disso, vamos falar um pouco sobre as recentes teleconferências utilizadas como reuniões a distância, que têm sido realizadas a todo momento, desde que o teletrabalho (home-office) virou quase uma obrigação para muitos.
Antes, porém, de falar sobre teleconferências, vale enfatizar os dois lados de uma reunião (presencial ou a distância).
Se, por um lado, quem executa tarefas precisa de tempo para executá-las e as reuniões tomam parte desse tempo, por outro lado, quem lidera equipes, precisa das reuniões para nivelar informações, alinhar ações e coordenar movimentos. A falta de reuniões de alinhamento pode resultar na execução de tarefas descoordenadas e improdutivas. Essas sim, tomando tempo desnecessário dos participantes. Líderes que tentam guiar suas equipes sem reuniões de alinhamento, sem debates e sem ouvir os participantes, geralmente não chegam muito longe, perdem o controle das equipes e não atingem seus objetivos. Sejam essas equipes compostas por vendedores, projetistas, garçons ou ministros de estado. Para os que gostam de analogias com times de futebol, conduzir equipes tratando apenas individualmente com cada membro é o mesmo que o técnico passar instruções separadamente para cada jogador, sem treino coletivo, e esperar que o time jogue de forma organizada e vença a partida.
No período anterior à pandemia, com as equipes ao seu lado, alguns líderes usavam da proximidade para convocar reuniões sem combinação prévia e sem pautas definidas. Além da falta de produtividade, essas reuniões se atrasavam e se alongavam. Muitos não conseguiam chegar no horário devido às convocações imprevistas e outros já não chegavam no horário por hábito, pois sabiam que o início da reunião esperaria por eles. Quase um traço cultural nas corporações brasileiras. Na teleconferência, isso parece ter mudado. É impressionante observar como todos (ou quase todos) entram nas salas virtuais no horário marcado! E aqui vão algumas diferenças importantes entre a reunião presencial e a teleconferência: como não é simples movimentar os profissionais, já que estão fisicamente distantes, as teleconferências precisam ser agendadas com antecedência, ajudando a pontualidade. Só não sabemos ainda se, com o passar do tempo, a falta de pontualidade (quase cultural) voltará a marcar presença também nas reuniões à distância. A conferir.
Enquanto nas reuniões presenciais, o líder da reunião pode ver a todos, mas não pode impedir que se pronunciem em qualquer momento, na teleconferência acontece o contrário: o coordenador da reunião pode silenciar os microfones de todos e só liberar para aquele que tem a palavra. Uma grande mudança de autonomia que também influencia na postura dos participantes, pois é preciso esperar alguém terminar de falar para se pronunciar, o que nem sempre acontecia nas reuniões presenciais. Conter debates, por vezes infrutíferos, e ordenar o andamento da reunião, é mais fácil por teleconferência. Além disso, o atraso (delay) na transmissão do som, por si só, já muda o formato do debate. Interromper o outro e falar ao mesmo tempo causa uma confusão de sons ininteligível que atrapalha a todos e inibe aquele impaciente que tinha por hábito interromper alguém fora de hora. Em compensação, cada participante pode desligar sua câmera quando quiser, tirando seu contato visual com o coordenador. É muito mais difícil saber quem está ou não atento. Na teleconferência não dá para pedir que os participantes deixem seus celulares fora da sala ou desligados. Manter a atenção dos participantes, é mais trabalhoso e esse jogo de microfones e câmeras muda a forma de controlar a reunião e seus participantes.
Nesse período de teletrabalho forçado pelo Novo Coronavírus, é comum que chefes marquem teleconferências com seus subordinados para tentar controlar seus horários e atividades. Tentativas totalmente infrutíferas, pois ao desligar sua câmera ou seu microfone, o participante pode fazer outras coisas enquanto aparenta estar na reunião. Ou mesmo “deixar” a conexão cair e culpar o link de internet. Não é possível controlar os horários e as atividades de seus funcionários através de teleconferências. Ao contrário, essa tentativa se transforma em um exemplo concreto de reunião que rouba o tempo dos profissionais para nada. O controle das atividades realizadas a distância é, sem dúvida, um ponto a ser debatido, mas a solução não está no uso da teleconferência.
Nosso hábito de estar sempre juntos, somado à insegurança pela situação de crise, talvez esteja impulsionando um uso exagerado de teleconferências que pode causar o desgaste dessa ferramenta antes mesmo dela se tornar efetiva.
Será mesmo que vale a pena fazer uma reunião a distância com dezenas (ou mesmo centenas) de participantes?
Uma coisa é palestrar para 100 a 200 pessoas ao vivo, olho no olho. Nessa situação o palestrante do alto do tablado ou mesmo apenas de pé, tem contato visual com os participantes, sabe quem está dormindo e quem está atento e pode ter domínio sobre o grupo. À distância, através de uma janela de alguns centímetros (se tanto) na tela de um computador, é impossível receber feedback visual dos participantes. Talvez seja mais produtivo reunir um grupo menor que, por sua vez, repasse as mensagens a outros grupos. Dessa forma, será possível manter contato visual e despertar o interesse pelo tema, além de empoderar e motivar membros de sua equipe ao passar a eles a responsabilidade de multiplicar o conteúdo que você expôs.
E aqui fica meu reconhecimento a palestrantes de webinars e, principalmente, professores que precisam transferir conhecimento para um grande número de assistentes ou alunos através de ferramentas de teleconferência e que precisam suplantar todos esses novos desafios.
A teleconferência aproximou pessoas que estão distantes e permitiu a interface entre líderes e equipes durante a pandemia, além de facilitar contatos com altos executivos antes inatingíveis. Mas ela não é a panaceia que resolverá todos os problemas do afastamento social e da redução das atividades econômicas. E nem da retomada no pós-crise.
No mundo corporativo, as teleconferências, apesar de suas particularidades, devem seguir protocolos, estratégias e motivações semelhantes às reuniões presenciais: ter objetivos claros, delimitar espaço, tempo, participantes e se ater a pautas predeterminadas. Devem continuar servindo como ferramentas para gestão do tempo, das equipes e dos processos de comunicação, para que sejam produtivas.
Aconselhamos seu uso com parcimônia, pois tudo que é demais enjoa.