Home-Office: Como escolher os aplicativos de comunicação a distância para uso de seus funcionários?
Por Carlos Correa & Guto Lopes |
Com cada vez mais atividades sendo realizadas de casa durante a crise, a necessidade de manter a comunicação entre empresa e empregados e entre empresários e associações está fazendo com que diferentes ferramentas virtuais sejam usadas por empresas que não tinham o hábito de usá-las. Vários aplicativos como Skype, WhatsApp, Google Hangouts, Zoom, Microsoft Teams, entre outros, vêm sendo cada vez mais utilizados.
A mídia já mostrou problemas relacionados às falhas de segurança no Facebook e no WhatsApp, por exemplo. Há algumas semanas foi tornado público pelo FBI americano, um conjunto de vulnerabilidades no uso do aplicativo ZOOM que poderia permitir que um ator malicioso obtivesse contas e informações pessoais disponíveis nos equipamentos utilizados. A empresa já divulgou diversas medidas de contenção destas invasões, assim como já o fizeram o Facebook e o WhatsApp.
Mas essas tentativas de invasão não serão as últimas.
No momento em que muitas empresas que não têm familiaridade com essas tecnologias passam a trafegar todas as suas informações por elas, é preciso cuidado. Nesse caso, uma antiga máxima muito citada antes da era digital continua valendo: “o barato pode sair caro”.
O ideal é deixar a escolha a critério de técnicos especializados.
Na ausência de um técnico experiente, como definir qual ferramenta utilizar?
Sugerimos que essa escolha passe por alguns aspectos: Em primeiro lugar, analise as funcionalidades necessárias.
Construa uma tabela com as principais ferramentas, as funcionalidades que ela oferece e seus requisitos. Por exemplo: Quantas conexões simultâneas irei precisar? Será uma reunião de 3 pessoas ou um workshop para 300 pessoas? Vai precisar gravar? A ferramenta pede que se instale o aplicativo no computador local, ou pode acessar pela internet? O acesso será pelo celular ou pelo computador? Essa tabela lhe dará uma primeira visão da compatibilidade entre as funcionalidades oferecidas e os seus requisitos.
Depois disso, pesquise a reputação das ferramentas e se já foram identificados problemas com segurança da informação. É fundamental uma pesquisa em sites de informação pública sobre relatos e problemas apontados. Entender os princípios éticos e de segurança da ferramenta escolhida é muito importante. Uma boa pesquisa em fontes seguras da Internet irá trazer todas as informações que você precisa.
Lembre-se que por trás de cada ferramenta existem empresas querendo obter algum benefício. Entenda o modelo de negócio de cada uma delas.
Algumas ferramentas são pagas e outras se apresentam como free
Muito cuidado nessa análise. Pode haver algumas armadilhas para os desavisados!
Existem modelos realmente free (gratuitos), nos quais a empresa busca ganhar espaço no mercado para monetizar futuramente: em casos como esse, ela busca ter o maior volume de usuários para posteriormente vender anúncios (preparem-se para conviver com anúncios nessa modalidade).
Existem modelos free:
- Com data de expiração: após determinado período você precisa pagar;
- Com limite de funcionalidades: até um determinado número de usuários é free, depois tem um custo;
- Que podem ser alterados: aqui é necessário um cuidado especial, pois eles podem, a qualquer momento, interromper o serviço e iniciar uma cobrança sem valor pré-estabelecido. A estratégia é deixar o usuário se acostumar e depender do aplicativo para depois definir o quanto irá cobrar.
Existem modelos cobrados. Normalmente com valores diferentes para pessoas físicas e para empresas. É importante escolher sempre o modelo correto, pois não são raros os casos de empresas que buscam acionar judicialmente clientes que usam aplicações em empresas depois de contratar como se fossem para pessoa física. E existem modelos definidos para grandes empresas, com valores muito altos.
O desafio é conhecer todos os modelos e ter certeza que a escolha será feita antes do uso e já de posse de todas as informações. Considere que você está escolhendo um ativo para sua empresa. Tenha o mesmo cuidado que você tem ao escolher seus funcionários, o local para montar seu escritório ou o banco onde o dinheiro da empresa será depositado.
Deixe o amadorismo para a escolha dos eventos sociais e trate o profissional como profissional. Mesmo na seleção dos aplicativos de comunicação a distância.